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通用电气:缩减30%办公面积的奥义

原载于《现代物业·设施管理》2016年第8期,记者/成忻

各项调查研究数据显示,设施资产开销是企业中仅次于人事成本的第二大支出项目。合理配置设施设备资源,充分发挥设施的综合效能,提高设备资产的利用效益,为企业核心业务的发展提供更多便利与支持,已经成为企业设施管理工作的基本目标。

白云松,通用电气公司(GE)大中华区设施管理经理兼亚太区工作场所策略经理、国际设施管理协会(IFMA)上海分会主席,先后在摩托罗拉、英特尔、诺基亚、通用电气等跨国企业任职,拥有20余年的设施管理行业经验。


白云松

在与《现代物业》的交流中,白云松分享了GE在制订全方位的设施管理解决方案过程中的经验策略,他强调,专业化的设施管理和工作场所管理在企业的战略调整、文化变革、日常工作行为管理及成本控制等方面发挥着重要作用。在他看来,文化的变革往往是从物理环境的变革开始的,工作场所战略在企业的整体运营战略中处于非常重要的位置。通过共享服务、灵活办公、智能管理等方式,可以为员工提供最佳的工作场所、最有效的工作解决方案,提高企业员工的满意度和忠诚度,提升其工作效率,为企业创造更大价值。

《现代物业》:目前,国内大部分设施管理服务都以物业管理公司的形式出现在市场中,中国各大高校也尚未开设独立的设施管理专业。以您多年的实践和管理经验来看,在中国,设施管理行业有着怎样的特点?行业发展趋势如何?

白云松:我在这个行业已经工作了20多年。20年前,在中国,可能只有摩托罗拉在做专业的设施管理(FM)。事实上,FM是从美国引进的一个观念,它在中国的发展,也正是从美资企业开始的。即便在全球范围内,与欧洲国家相比,美国FM行业的发展水平也是遥遥领先的。

近几年,FM在中国的发展速度其实很快,有越来越多的公司意识到它的重要性。现在,国内的外企基本上都在做专业的REFM管理。欧洲公司起步稍晚,但是也已经普及了。中国民营的国际企业,例如华为、联想等,较多接触国际新兴行业,眼界比较开阔,专业化管理也开始得较早。我相信,在这些大的国际企业的带动下,关注FM的国内企业也会越来越多,FM行业的发展前景是非常令人激动的。

专业的FM管理必定会成为未来国内企业发展的趋势,原因主要有两点。

第一,从财务角度来看,人们对FM部门职能的认识已经发生了质变。在以前,人们普遍认为投入在REFM上的成本是沉没成本(Sunk cost),是不可变的,在企业的非直接成本中占据第二大部分。但现在,通过引进一些新的理念、新的方式,我们可以使它变得更具灵活性。这样一来,成本降低的潜力就很大。

第二,从文化角度来看,目前很多企业都在推动文化变革,GE也是一样。我们公司以前是制造企业,但现在越来越觉得需要向科技企业靠拢,这是一个策略性的转变。对于公司而言,人的创造性和个人贡献会变得尤为重要。

文化的变革,往往是从物理环境的变革开始的。比如说办公环境,以前是比较封闭的,每个人一个小空间。现在,我们要把它做成开放式的,鼓励更多的互动、更多的合作。当环境产生变化,人的行为习惯就会改变,这也就带动了企业文化的变革。

如今,越来越多的公司高管已经意识到这个问题。他们在推动企业文化变革的时候,会主动从改变办公环境入手。这样一来,REFM职能部门的重要性也就凸显出来了。

GE总部大楼

《现代物业》:一般情况下,在企业的整体战略中,设施管理和不动产管理部门是非常重要的支持部门,可以帮助企业完成很多非核心的管理工作,让企业专心经营其核心业务。

白云松:对,这是有一定道理的。一个企业要实现核心业务的发展,需要很多辅助功能的支持,例如人事、财务、REFM等。

现在,有很多公司在推行共享服务(Sharing service)。GE的做法,是把所有的支持部门整合在一个大的组织架构下,叫做全球运营部(GlobalOperations)。REFM也是属于全球运营部的一部分。在以前,各个事业部都有一套自己的辅助功能系统,一方面,资源有重复的地方;另一方面,因为规模不大,工作效率、质量都无法达到最优。把它们全部整合之后,部门的工作协同效率就提高了,在管理方面也能做到更加完善。反过来讲,这对于企业核心业务的发展也是很好的支持,管理成本也降低了。

《现代物业》:GE的工作场所战略在企业的整体运营战略中处于怎样的位置?是否对财务部门直接负责?

白云松:GE应该和很多大型公司一样,采用的是矩阵式的组织架构,成本很重要。各个部门,尤其是职能支持部门花钱多少,对公司的整体利润率会有直接影响。所以,成本是一个很重要的衡量指标。我们会很关注总体的运营成本,包括一些单位成本,例如每平方米的花费等。但是,这并不是惟一重要的。

设施管理在企业文化变革、公司策略调整等方面承担的职能,可能会更加重要。

我们面对的利益相关者(Stakeholder)是多方面的,各有各的诉求,各有侧重点,并非是完全一致的。例如,当我们跟CFO沟通时会更多地谈到财务指标,但是面对CEO或者HR就会更多地考虑到公司整体战略、人员满意度、人才流动性等方面的要素。所以,我们最终制订出的解决方案,一定会是全方位的、能解决多方面问题的解决方案。

《现代物业》:GE是如何通过对工作场所的管理提高员工工作效率的?有哪些有别于其他500强尤其是科技类公司的做法?

白云松:我们目前推行的是灵活办公策略。它的基本理念是通过针对不同类别员工的工作需求所做的数据统计和分析,为员工提供最有效的工作解决方案。

在老一套的办公环境设计里,每个人都会有固定座位,也有很多人在单独的办公室里办公。这种方式,会对工作起到阻碍作用。同事、上下级之间隔着墙,隔着办公室,沟通就会有问题。此外,过去有一个很普遍的问题,就是会议室的空间利用不合理,功能设计跟实际的工作需求不匹配。要开会的时候,找不到合适的地方。现在,我们提倡一种更有效的沟通方式——非正式的沟通。在非正式沟通时,人们更容易达成一致,作出某些决策。大家早晨见个面,一起喝杯咖啡,聊几句,其实很多信息就流通了,事情也解决了。

在以前,工作场所的资源配比是按照一个既定模式来做的,实际上效率并不高。通过数据分析,我们发现,其实很多人在办公期间是经常流动的,特别是市场营销部门的人员。他经常要去找客户,你为什么要把他限制在办公室里面呢?所以,最终的解决方案,一定是根据员工的工作需求来配置办公资源。要开一个会,就能找到一个会议室;需要进行一次非正式的沟通,也能就近找到一个地方;要专注地处理一些文书工作(Paperwork),也可以找到一个很安静的环境。

但是,我们也始终强调一点——不能搞一刀切。每个事业部门都有自己处理事情的方式,但在他们内部,每个个体的需求也不一样。例如在销售部门,有的销售人员基本上每天都在外面跑客户,一定要与客户互动,才能谈成合同;有的销售人员却更需要留在办公室里,打电话、开会,也能够完成很多订单。所以,即便在同一个事业部门,解决方案也可能是不一样的。不是说你只要在GE公司,做这项工作,你就一定会是什么样的,而是要通过数据分析来规划。

《现代物业》:早些年,一些大型企业在办公楼宇上投入的成本是非常高的。最近几年来,许多企业通过缩减办公场所来控制房地产成本。在对GE亚太区的管理中,您是否遇到过需要缩减办公场所来控制企业房地产成本的问题?GE是如何提高单个工位使用率的?

白云松:这是一个很好的问题。我想,这跟公司本身的发展状态有直接的关系。有的公司发展迅速,总体面积要增加。和用传统方法进行空间扩充相比,如果按照灵活办公的方式进行改良,它需要增长的空间比例一定会降低。如果一个公司处于比较平稳的发展阶段,这个比例会下降得更加明显。

过往,我们研究了很多案例,发现通过采用灵活办公的方式,可以让一个处于平稳发展状态的企业节省大约30%的面积。这意味着什么呢?即使一个企业面临很大的发展需求,只要选择灵活办公,它就有可能在现有的面积之内解决全部问题,不需要再进行扩充。

在规划灵活办公方案的时候,我们会制订一些指标,帮助我们进行横向和纵向的比较。例如每个座位平均占用多大的面积、同样的面积内能放置多少个工位、每个工位可以供多少人使用等。这样,我们就能够对总体的需求和成本进行考量。这些问题都解决之后,我们就能够达到一个最佳的财务指标,也能够在很大程度上提高管理效率。这对企业事业部的贡献是巨大的。

《现代物业》:在工作场所的管理中,既要考虑到员工的工作效率,也要考虑到工作场所的灵活性。随着社会发展,许多企业工作场所的设计也更加人性化,会更多考虑员工的身心健康,例如配置符合人体工学的办公桌椅、增加健身配套设施、公共休闲区域和洽谈区域氛围的营造等。在GE亚太区的工作场所中,是如何对工作环境进行设计改造的?通过哪些方法提高工作场所的灵活性?

白云松:第一,从灵活性来讲,我们首先要打破一些原有的老观念。比如在面积分配上,以前,级别越高,能够占有的空间就越多。一个人如果职位提升了,公司就给他单独配置一个小房间做办公室。随着人员岗位不断变化,公司的房间数量也会有增减,工作场所配置相当复杂。其实,房间越多,空间规划的灵活度也就越低。

但现在,我们打破了这个制度。在GE推行的灵活办公里,有一条很重要的原则——做什么样的工作,需要什么样的设施,就配置怎样的资源。没有任何人是应该拥有封闭式办公室的。只要是改造过的地方,我们都全部开放。另外,我们的办公场所全部配置工位,这也在很大程度上增加了空间的灵活性。

我们会从各个方面想一些办法,提高资源的可利用率。例如会议室,如果按照老的方式建造一个石膏板墙,改造的时候我们就需要把墙敲掉,像垃圾一样运出去,然后重新买材料、重新建。而现在,我们计划在总部园区下一步的改造中,用工字钢、螺栓、螺母去拼接会议室。这样的话,在以后需要挪动或者改造的时候,只要把它拆下来,拿到另一个地方重新组装就可以了。

除此之外,在人员的流动方面,也要灵活。结合公司的茶水间,我们会建造一些协作区(Collaborationarea),在一些敞开办公的区域里,也会穿插着建造一些协作区。这样一来,大家可以很方便地进行一些非正式的讨论,或者自己组织一些活动。这些都是为增加工作场所灵活性所做的考量。

第二,从员工的身心健康方面考虑,每个公司的定位不一样,在这方面投入的成本也不一样。有些公司会为此投入非常多的人力、物力、财力,我们有自己的平衡点,不会投入得太多。我们不是职能部门,不用为了把这项服务做好而做好。那么,我们的目的是什么呢?现在的公司都讲究以人为本,能留住人才就是最重要的。所以,只要是员工关注的问题,我们就尽力把它解决好。我们的目标是让员工满意。如果以员工满意度为标准去衡量,我们可以跟任何公司比。

对于公司员工来讲,衣食住行都很重要。以GE在上海总部的园区为例,那里有1,000多平方米的健身房,利用率非常高,很受大家的欢迎;再例如食堂,我们有不同的供应商,在他们之间存在一些健康的竞争,最终效果非常好;我们把星巴克引进来,把全家超市引进来,这些都是员工喜闻乐见的;我们还在办公园区和停车场内配备充电桩,用的是GE自己的解决方案。这样一来,既能够呈现一个解决方案的范本,又能够切实解决员工的问题。

公司投入了很多精力、财力去做一个关于员工健康的项目,叫做健康未来。现在,我们已经有几个员工自发组织的运动俱乐部,包括足球、篮球、羽毛球、乒乓球、跑步等项目,我们会在外面租场地给员工使用。同时,也有一些文化方面的俱乐部,例如摄影、美食等。通过这些方法,我们可以把员工的业余活动向健康的方向引导。同时,人事部门也会发起一些项目,例如为员工提供心理咨询等方面的服务。在餐厅里,我们给食物都贴上了标签,注明卡路里有多少、热量有多少。如果员工选择健康食品,公司会发放额外补贴,就是为了鼓励大家选择健康的生活方式。

此外,我们还在园区里规划设计了健康步行道,鼓励员工在园区里面多走路。每天中午吃完饭,很多人会沿着健康步行道散步,这对健康是很有益处的。

目前,公司已经形成了非常好的运动氛围,大家的精力也比较充沛。员工的健康问题解决了,他就能以更好的状态投入到工作当中,工作效率也会有显著的提升。

《现代物业》:除固定的工作场所外,GE还为员工提供了哪些有弹性的、灵活的办公方式?

白云松:公司制订的标准工作时间,是早上08:30上班,下午17:30下班。但实际上,很大一部分员工是拥有可支配的灵活办公时间的。举个例子,在GE上海园区的研发中心,很多研发人员晚上会工作到很晚,他第二天也可以来得很晚。他可以跟自己的经理去协商。公司最终要看的是工作的绩效和成果,因此在工作时间安排上是比较有弹性的。

再例如,我们上周刚组织了一个带孩子上班的活动。这一天,员工可以带着自己的孩子来上班,让孩子体验一下爸爸妈妈工作的环境。寒暑假的时候,如果不放心孩子自己在家,父母也可以把他们带到公司来。另外,我们正考虑在办公区里开辟一间房,可以供员工带孩子上班时使用。里面有一张办公桌,是给员工办公用的,其他空间就可以放一些玩具,留给孩子做游戏。这也是帮助员工平衡工作与生活需求的一种方式,促使员工对自己的时间做出有效的安排。

《现代物业》:在设施管理工作中,GE最为注重的是什么?

白云松:我们所有工作的最终愿景,就是给我们的员工提供最佳的工作场所、最有效的工作解决方案,提高他们的满意度,提升他们的工作效率。

《现代物业》:办公空间的智能管理应用,正在被越来越多地运用于设施管理中。在GE的办公空间里,是否会使用到一些智能设备?

白云松:挺多的。比如,我们专门做了一个项目叫做智能会议,当然,这不局限于园区,在各个工作场所里都会用得到;再比如,会议室预订系统,避免了会议室被随意占用、效率低下的问题;还有一个座位预订系统,员工用他自己的员工证一刷,就可以选择他想要的座位,连座位上的电话也会自动转成他的分机号码。

我们园区容纳了4,000多人,健身房、餐厅有时候会人满为患。从手机的App上,员工可以看到这些设施和场所的实时占用情况。如果现在全满了,他可以晚一点再去,就避免了排队等候浪费时间。以后,我们还会推出提前点餐的服务,也可以缩短员工在餐厅排队的时间。此外,我们还有访客登录系统。以前,访客入园要在门岗排队,出示自己的证件获取通行证。现在,只要在机器上刷一下身份证,访客证就可以立即打印出来,基本不需要排队等候。这都是一些很人性化的设计。

GE数字创新坊远程医疗实验室


《现代物业》:据了解,GE目前也有项目参与到智慧城市的建设当中,具体是以怎样的形式参与的?未来,在建设智慧城市方面是否会继续增加投入?是否有独立的智慧城市建设项目?

白云松:智能城市是GE非常关注的一项内容。最近,天津于家堡在做一个智能城市的试点,是在全球范围内可数的几个试点之一。GE照明事业部全程参与这个项目,与政府进行合作。通过建设路灯照明系统,集成很多城市管理的功能,比如放一些摄像头、传感器,对交通和治安状况进行详细的跟踪监测,然后搜集大数据,进行一些数据汇总分析。

与此相关的商业项目,我们FM并没有直接参与。但是,我们会在北京和上海的园区进行一些试验。这样,可以让我们的事业部有机会去检测一下他们的解决方案,也能够把潜在的客户带过来,进行一些相关的演示。

Wilson

GE数字创新坊应用系统设计总监

JETWINGS帮助GE在各个方面设计和建造智能应用,从声音、视频到网络,从硬件、软件到控制,JETWINGS无一不在找寻不同应用与GE目标的契合点,从而帮助GE最大程度完成未来的目标。